江西省长江中上游防护林体系建设领导小组办公室文件

赣林长办字[2003]26号

关于印发《江西省长（珠）防林工程
档案管理办法》（试行）的通知

各设区市林业局长防办：
为进一步规范全省长（珠）防林工程档案建设和管理工作，切实提高工程档案的建设和管理水平，我办制定了《江西省长（珠）防林工程档案管理办法》（试行），现印发给你们，请遵照执行。

江西省长防办
二○○三年十月二十七日

长（珠）防林工程档案管理办法（试 行）

一、总则
1、为统一和规范全省长（珠）防林工程档案资料的收集和管理，切实强化工程档案管理工作，更好地发挥工程档案在工程建设中的作用，特制定本办法。
2、长（珠）防林工程建设档案是指工程管理部门在组织和从事工程建设过程中，开展可行性研究、项目申报、规划设计、建设施工、质量监理、检查验收、效益监测与评估等一系列活动而形成的，具有现实或历史价值需要归档保存的技术和文件资料。工程档案包括文字材料、原始记录、统计表格、图纸、照片、幻灯、影像、软盘、光盘等多种形式存在的技术文件资料。
3、本试行办法适用于我省2000年以来所有的长（珠）防林工程项目。各级工程管理部门要严格按照本试行办法对以前实施的长（珠）防林工程项目的建设管理档案进行补充并加以系统整理和归档。
4、长（珠）防林工程档案管理要充分利用现代信息管理技术，逐步实现工程档案管理手段的现代化。
二、管理体制和机构
5、各级工程管理部门应严格执行国家和地方有关的法律、法规、条例、规定，对档案实行集中统一管理，保证档案信息的完整、准确、系统、安全和有效利用。省、市、县各级工程管理部门必须加强对档案管理工作的领导，要明确一名主管领导负责分管档案管理工作。
6、县级以上工程管理部门应该根据档案管理的需要，配备具有林业专业知识、档案管理知识、计算机基础知识，了解工程建设情况，责任心强的技术人员担任档案管理员，专门从事工程档案管理工作。档案人员必须认真执行有关的法律法规、档案管理制度和保密制度，钻研业务知识，提高管理水平，做好本职工作。
三、档案类别和主要内容
7、长（珠）防林工程档案分为管理档案和技术档案两大类。管理档案包括工程管理的各类文件、材料，工程管理的办法和规定，工程专用财务资料，工程建设和管理的影像资料等；技术档案包括有关技术规程、规范和质量标准，项目可行性报告和项目计划申报材料，年度实施方案和作业设计，质量监测和检查验收资料等。
8、工程管理的文件、材料主要是指各级林业主管部门和工程管理部门制定的有关工程建设和管理的文件和规定，会议材料和领导讲话，以及工程建设和管理过程中形成的各种文字资料，要求分年度、按文号或材料形成的时间顺序立卷、归档。
9、工程管理办法和规定主要指各级工程管理部门制定的工程管理办法、资金管理办法、招投标实施办法、监理制实施办法、报帐制管理办法等，要求按“办法、规定”开始实施的顺序立卷、归档。
10、工程专用财务资料是指工程建设过程中形成的财务专帐和相关报表，要求按财经法规和工程有关的资金管理规定分年度立卷、归档，由财务部门专门管理。
11、工程影像资料是指记录工程施工、管理、建设成效（对比）等方面的照片、幻灯、录像资料，要求按资料形成时间立卷、归档。
12、技术规程、规范和质量标准是指国家和省制定颁布、与工程建设有关的各类技术规程、规范，工程建设的质量标准和技术要求等资料，要求按时间顺序立卷、归档。
13、项目可行性报告和项目计划申报材料是指各级工程管理部门组织编制上报的工程总体规划、项目可行性研究报告、年度建设计划申报材料，要求分年度立卷、归档。
14、年度实施方案和作业设计是指县级工程管理部门按工程规程、规范，结合自身实际，委托设计单位制定的年度项目实施方案和施工作业设计资料。作业设计资料必须包含作业设计说明书、设计图和附表三项内容，分年度立卷、归档。
15、质量监测和检查验收资料是指工程施工过程中分工序质量监理记录、监理情况报告和监理人员开具的验收单；工程管理部门依据作业设计对项目进行的年度检查验收和竣工检查验收资料；工程建设产生的生态、经济、社会效益观测记录和分析资料等。检查验收资料必须包含检查验收报告、验收图和验收表三项内容。上述资料要求分项目、分年度立卷、归档。
四、档案的形成和归档
16、各级工程管理部门必须建立严格、规范的档案管理制度，保证工程建设的各阶段、每道工序都有完整、准确、系统的管理和技术文件归档保存。
17、工程档案的形成、整理、归档要纳入工程管理程序，列入工程管理部门相关管理和技术人员的职责范围。档案管理人员应督促有关管理和技术人员按规定及时上交需归档保存的档案资料，并检查归档文件资料是否齐全，对资料不完整、不准确的不予验收归档，严把档案资料的质量关。
18、工程建设在完成或告一段落后，必须将所形成的各类文件材料加以系统整理，由负责人审查签署意见后及时归档，通常情况工程完成的第二年应整理归档一次。
19、凡归档的档案资料要求做到字迹工整、图样清晰、数据准确、记录材料优良，不得用铅笔、圆珠笔书写和复写纸复写，不得保存热敏纸接受的传真原件。条件具备的须同时保存相关的电脑软盘或光盘。
20、档案管理人员收到经验收合格的工程档案资料后，要履行必要的交接手续，填写移交目录和接收证明。
五、档案的保管和利用
21、归档的工程档案要及时进行分类、编目、登记和必要的加工整理，编制目录和索引，积极有效地开展档案利用工作。
22、各级工程管理应建立专用的档案室，档案室要求通风、干燥，有防火、防尘等防护安全措施。
23、根据工作需要建立健全档案的借阅制度，严格履行档案借阅使用的审批手续，提高档案的管理水平。